Zwölf Module, eine Datenbasis: Von der Liegenschaft über den Vorgang bis zur fertigen Beschlussniederschrift. Alles, was Ihr Team täglich braucht — ohne Programmwechsel, ohne doppelte Pflege.
Jedes Objekt trägt alles bei sich: Adressen, Fotos, Baujahr, Dienstleister, Zuständigkeiten, Beirat und Kassenprüfer — und darunter jede Einheit mit ihren Eigentümern und Mietern.
EMPALIA
Vorgänge sind das Herz von Empalia: Sie bündeln Beschreibung, Verlauf, E-Mails, Dateien, Zuständigkeit und Fristen an einem Ort — durchsuchbar, übergabefähig, prüfbar.
Sechs klar definierte Status — von „Neu“ über „Warten auf Rückmeldung“ bis „Erledigt“. Wer auf jemanden wartet, setzt eine Wiedervorlage; überfällige Vorgänge stehen ganz oben.
Interne Notiz, Portal-Antwort oder E-Mail an den Dienstleister — alles im selben Verlauf, mit Zitat-Funktion und Anhängen. Was intern bleiben soll, bleibt intern.
„Geteilt mit“ entscheidet, wer einen Vorgang im Portal sieht: einzelne Personen oder ganze Gruppen — alle Mieter, alle Eigentümer, der Beirat, die Kassenprüfer.
Vorgänge in der Übersicht markieren — auch seitenübergreifend — und Zuständigkeit oder Priorität in einem Zug ändern. Für Urlaubsübergaben und Aufräumaktionen.
Doppelte Meldungen führen Sie zu einem Vorgang zusammen. Und wenn ein Vorgang das Haus verlassen muss, laden Sie ihn vollständig als Datei herunter.
Automatische Zusammenfassung, Antwortentwurf, Textverbesserung — und ein Assistent, der Ihre Rückfragen beantwortet. Im Preis enthalten. Sie prüfen und senden.
Verbinden Sie Ihre Microsoft-365-Postfächer mit einem Login. Jede neue Mail wird analysiert, einem Objekt und — wenn möglich — einem bestehenden Vorgang zugeordnet. Sie bestätigen mit einem Klick.
Ordnerstruktur pro Objekt, Freigaben pro Gruppe, Volltextsuche über alles. Und wenn ein PDF unterschrieben werden muss, geht das direkt im Browser.
Ordner pro Liegenschaft und Kategorie, eigene Felder pro Dokument, Suche über den gesamten Bestand — inklusive Sprungmarken direkt zum Dokument.
Neue Dateien werden gelesen und vorsortiert: Objekt, Einheit, Kategorie, passende Zusatzfelder — plus Vorschläge für Termine und Fristen aus dem Text. Sie bestätigen in drei geführten Schritten.
Freitext setzen, Kreuze ankreuzen, unterschreiben — gezeichnet, getippt oder als Bild. Beim Speichern wird alles fest in die Seite eingebrannt, wahlweise als Kopie oder über das Original.
Ein Dokument freigeben für: einzelne Kontakte, alle Mieter, alle Eigentümer, nur den Beirat oder nur die Kassenprüfer. Wechselt der Beirat, wechselt die Sichtbarkeit automatisch mit.
Wer hat wann was hochgeladen, geändert oder freigegeben? Der Aktivitätsverlauf hält es fest — objektbezogen und am Vorgang.
Fremdsysteme können Dokumente per Schnittstelle einliefern — sie landen in derselben geführten Prüfung wie ein manueller Upload. Schlüssel erzeugen und wechseln Sie selbst.
Ablesetermine, Begehungen, Wartungen, Kündigungsfristen: als Termin mit Uhrzeit oder als reine Frist. Ein Termin kann mehrere Objekte betreffen und wird gezielt freigegeben.
Rundschreiben und Aushänge an ein oder mehrere Objekte — mit Anhängen, Veröffentlichungszeitpunkt und schwarzem Brett im Portal. Der Versand per E-Mail läuft automatisch zum gesetzten Termin.
Das Modul, an dem sich Verwaltungssoftware messen lassen muss. Empalia begleitet die Versammlung durch alle Phasen und erzeugt am Ende die Dokumente, die Sie ohnehin schreiben müssten.
Stammdaten, Tagesordnung mit beliebig tiefen Unterpunkten, Anhänge je TOP, Abstimmungsart samt Mehrheitserfordernis und Stimmgeber (MEA, Köpfe, Einheiten).
Personalisierte Einladungen und Vollmachtsformulare im DIN-5008-Layout, mit Stimmrechtstabelle über alle TOPs — als E-Mail-Versand oder als ZIP zum Drucken.
Einlass, Start, TOP für TOP. Anwesenheit nach MEA, Köpfen oder Einheiten, Handzeichen im Saal, Online-Stimmen der Zugeschalteten, Vollmachten korrekt zugeordnet.
Anwesenheitsliste, Beschlussniederschrift mit Unterschriftsblock, WEG-weite Beschlusssammlung und die Auswertung des Abstimmungsverhaltens — als PDF und bearbeitbares Word bzw. Excel.
Am Ende der Tagesordnung steht ein QR-Code: Teilnehmer öffnen die TOP-Dokumente online — ohne Konto, mit einem Zugangscode, den Sie jederzeit erneuern können.
Aus Beschlussgegenstand und Erläuterung entsteht ein bestimmt formulierter Beschlussvorschlag. Die Prüfkarte meldet, was unklar, unvollständig oder außerhalb des Beschlussgegenstands ist.
Mitarbeitende bekommen Rollen, Objekte bekommen Zuständige, Teams bekommen eine Hierarchie. Jede Liste lässt sich damit auf „Alle“, „Meine“ oder „Mein Team“ schalten — Vorgänge, Liegenschaften, Versammlungen, Dokumente.
Miteigentumsanteile, Beirat und Kassenprüfer, Beschlusssammlung über alle Versammlungen hinweg, Vollmachten mit und ohne Weisung, Online- und Hybridversammlung.
Mietverhältnisse mit Vertragszeiträumen, Mieterwechsel ohne Datenchaos, Schadensmeldungen aus dem Portal, Dienstleistersteuerung direkt aus dem Vorgang.
Mitarbeitende, Kontakte, Liegenschaften mit Bildern und Dienstleistern, Einheiten samt Eigentums- und Mietverhältnissen, Termine, Mitteilungen und Vorgänge mit Kommentaren und Anhängen. Wiederholbar, ohne Dubletten.
Stammdaten bleiben laufend synchron: Kontakte, Objekte, Einheiten und Verträge. Nächtlicher Abgleich, sofortige Aktualisierung per Webhook, manuelle Synchronisation auf Knopfdruck.
Postfächer werden pro Konto verbunden — Empalia liest ausschließlich dieses eine Postfach. Ausgehende Mails gehen über Ihr Postfach raus und behalten den Gesprächsfaden.
Eine schlüsselgeschützte Schnittstelle, über die Fremdsysteme Dokumente einliefern. Die Prüfung durch Ihr Team bleibt derselbe Weg wie beim manuellen Upload.
Datenschutz ist bei uns keine Fußnote im Angebot, sondern eine Eigenschaft der Software.
Betrieb in europäischen Rechenzentren, verschlüsselte Übertragung, getrennte Zugänge für Verwaltung, Kundenportal und Versammlungsteilnehmer.
Der Portal-Zugang wird bei jeder Anfrage neu gegen die aktiven Eigentums- und Mietverhältnisse geprüft. Endet der Vertrag, endet der Zugang — ohne dass jemand daran denken muss.
Die KI kann Text erzeugen — mehr nicht. Sie kann keine Daten ändern und keine Nachricht verschicken. Alle Funktionen sind enthalten und einzeln abschaltbar; welches Modell dahinter arbeitet, stellen Sie selbst ein.
Wer welche Objekte sieht, entscheiden Rolle und Zuständigkeit. Sensible Aktionen sind Administratoren vorbehalten.
Gelöscht wird archiviert, nicht vernichtet. Aktivitätsverläufe dokumentieren Änderungen an Objekten und Vorgängen.
Auch diese Website kommt ohne Tracking, ohne Cookie-Banner und ohne externe Schriften aus. Was wir dort halten, halten wir auch im Produkt.
Wir zeigen Ihnen die Module an Beispielen aus Ihrem Bestand — inklusive der Frage, wie der Umstieg konkret ablaufen würde.