Anliegen in Sekunden melden
Tropfender Wasserhahn, defekte Beleuchtung, Frage zur Abrechnung: Formular ausfüllen, Foto anhängen, absenden. Der Vorgang landet automatisch bei der zuständigen Person in Ihrem Team.
In Ihrem Logo, unter Ihrem Namen
Das Portal, das Ihr Telefon leiser macht.
Eigentümer, Mieter, Beiräte und Kassenprüfer erledigen selbst, was sie sonst anrufen müssten: Anliegen melden, Stand verfolgen, Unterlagen einsehen, Termine im Blick behalten. Rund um die Uhr, auf jedem Gerät.
Warum ein Portal
Weniger Rückfragen, weil die Antwort schon da ist
Jede zweite Frage am Telefon lautet „Wie ist der Stand?“ oder „Können Sie mir das nochmal schicken?“. Beides beantwortet das Portal von selbst.
Stand jederzeit sichtbar
Jeder Vorgang trägt eine Nummer und einen Status. Antworten Ihres Teams erscheinen im Verlauf — interne Notizen bleiben selbstverständlich intern.
Unterlagen ohne Nachfrage
Protokolle, Teilungserklärung, Hausordnung: einmal freigegeben, dauerhaft abrufbar. Das erspart Ihnen das Wiederverschicken einzelner PDFs.
Termine & Mitteilungen
Versammlungen, Ablesetermine, Rundschreiben — im Portal und, wenn gewünscht, zusätzlich per E-Mail. Als Tages- oder Wochenübersicht gebündelt.
App ohne App-Store
Das Portal läuft im Browser und lässt sich mit einem Tipp auf dem Startbildschirm installieren — mit Ihrem Namen, Ihrem Symbol und Ihrer Farbe.
Ein Zugang für alle Objekte
Wem drei Wohnungen in zwei Objekten gehören, meldet sich einmal an und filtert selbst. Kein Zugang je Liegenschaft, keine drei Passwörter.
Sichtbarkeit
Vier Gruppen, vier Sichten — automatisch getrennt
Sie geben frei, für wen etwas bestimmt ist. Empalia prüft bei jedem Zugriff, welche Rolle die Person auf welcher Liegenschaft gerade tatsächlich hat.
Mieter
Sehen Mieter-Mitteilungen, für Mieter freigegebene Dokumente und Termine sowie ihre eigenen Anliegen — nie Eigentümerunterlagen.
Eigentümer
Bekommen die Eigentümersicht: Versammlungsunterlagen, Beschlüsse, eigene Einheiten — auch dann, wenn sie zugleich woanders Mieter sind.
Verwaltungsbeirat
Sieht zusätzlich, was nur für den Beirat gedacht ist — etwa den Entwurf des Wirtschaftsplans. Ohne dass ihn jeder Eigentümer sieht.
Kassenprüfer
Erhalten gezielt die Belege und Unterlagen für die Prüfung — als eigene Freigabestufe, unabhängig vom Beirat.
Rollen ändern sich, Freigaben nicht. Wird ein neuer Beirat gewählt, verschiebt sich die Sichtbarkeit automatisch mit — Sie müssen keine Verteilerliste nachziehen. Und endet ein Miet- oder Eigentumsverhältnis, schließt sich der Zugang von selbst.
Zugang
Registrierung, die niemanden überfordert
Ihre Kunden brauchen weder Einladungscode noch Support-Anruf: E-Mail-Adresse eingeben, Bestätigungslink öffnen, Passwort setzen. Wer noch keinen Zugang hat, bekommt auf Wunsch aus Ihrer Kontaktliste einen Anstoß — einzeln oder für alle auf einmal.
- Selbstregistrierung für alle aktiven Eigentümer und Mieter
- Sammel-Einladung an alle, die sich noch nicht registriert haben
- Ihr Team kann einen Zugang jederzeit einrichten oder zurücksetzen
- Vorschau für Mitarbeitende: das Portal aus Kundensicht ansehen
- Kennzahl in den Statistiken: wie viele Ihrer Kunden das Portal nutzen
IHR LOGO
Ihre Liegenschaft
Eigentum
Hauptstraße 42
WE 04 · 2. OG
Schaden melden
Mit Foto, in 30 Sekunden
Frage stellen
Direkt an die Verwaltung
Branding
Ihr Portal, nicht unseres
Ihre Kunden sollen ihre Hausverwaltung sehen — nicht den Softwareanbieter. Logo, Farben, Name und App-Symbol bestimmen Sie.
Logo & Farben
Ihr Logo im Portalkopf, Ihre Hausfarbe auf Schaltflächen und Hinweisen. Hinterlegt in den Einstellungen, sofort wirksam.
Eigenes App-Symbol
Wird das Portal auf dem Handy installiert, erscheint es mit Ihrem Namen und Ihrem Symbol auf dem Startbildschirm.
Ihre Absender
Benachrichtigungen gehen unter Ihrem Absender raus, und Antworten darauf landen automatisch wieder im richtigen Vorgang.
Benachrichtigungen
Informiert, ohne Postfach-Flut
Empalia meldet sich nur, wenn es etwas zu melden gibt — und lässt jeden selbst entscheiden, wie viel davon ankommt.
- E-Mail bei neuer Antwort im eigenen Vorgang
- Einmalige Info, wenn ein Vorgang neu freigegeben wurde
- Gebündelte Übersicht über neue Dokumente, Termine und Mitteilungen
- Pro Vorgang abbestellbar — der Zugang bleibt davon unberührt
- Antwort per E-Mail landet automatisch im Verlauf des Vorgangs
Mitteilungen 2 neu
Treppenhausreinigung neu vergeben
Alle Mieter · 12.06.
Einladung Eigentümerversammlung
Alle Eigentümer · 10.06. · 1 Anhang
Wartung Aufzug am 2. Juli
Alle Mieter · 02.06.
Zusammenfassung: täglich per E-Mail
Fragen zum Portal
Was Ihre Kunden fragen werden
Nein. Das Portal wird von der Hausverwaltung bereitgestellt und ist für Eigentümer und Mieter kostenfrei.
Nein. Das Portal läuft im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone. Wer möchte, legt es mit einem Tipp als App auf den Startbildschirm — mit dem Logo der Verwaltung, ohne Installation aus einem Store.
Dann sehen Sie nach einer einzigen Anmeldung alle Ihre Liegenschaften nebeneinander und können jederzeit auf ein einzelnes Objekt filtern. Auch die Kombination aus Eigentum und Mietverhältnis funktioniert — jede Rolle gilt genau dort, wo sie besteht.
Der Zugang endet automatisch mit dem Miet- oder Eigentumsverhältnis. Das ist kein manueller Schritt der Verwaltung, sondern wird bei jedem Aufruf neu geprüft — so kann niemand nach dem Auszug weiter mitlesen.
Nein. Jeder Eintrag im Verlauf ist entweder intern oder für das Portal freigegeben. Das Portal zeigt ausschließlich freigegebene Einträge — auch dann, wenn ein interner Eintrag zitiert wurde.
Zeigen Sie Ihren Kunden ein Portal, das sie gern benutzen
Wir richten es mit Ihrem Logo ein und gehen objektweise live — in Ihrem Tempo.