Zusammenfassung im Vorgang
Ein Vorgang mit zwanzig Nachrichten wird auf drei Sätze eingedampft — und aktualisiert sich selbst, sobald etwas dazukommt. Kein Knopf, kein Warten.
Im Preis enthalten · Modelle frei wählbar
KI, die liest, sortiert und formuliert — entscheiden tun Sie.
Empalia setzt künstliche Intelligenz an genau den Stellen ein, an denen in der Verwaltung Zeit verloren geht: beim Durcharbeiten langer Verläufe, beim Einsortieren von Post und beim Formulieren der zehnten ähnlichen Antwort. Alle Funktionen sind enthalten — welches Sprachmodell dahinter arbeitet, entscheiden Sie. Nichts davon passiert heimlich, und nichts geht ohne Ihre Freigabe raus.
Die Funktionen
Neun Stellen, an denen KI in Empalia arbeitet
Alle sind im Preis enthalten. Jede lässt sich einzeln abschalten, wenn Sie sie nicht möchten.
Analyse eingehender E-Mails
Relevanz, Absender, Objekt, passender Vorgang, Vorgangsart und Priorität — Schritt für Schritt ermittelt, jeder Schritt mit Begründung. Sie sehen, warum die KI zu ihrem Ergebnis kommt.
Antwortentwürfe
Im Kommentar-, E-Mail- und Notizfeld: „Antwort formulieren“, „Verbessern“ oder eine eigene Anweisung. Der Entwurf kennt den Verlauf und die Rolle des Empfängers — interne Notizen fließen nie ein.
Dokumente einsortieren
Hochgeladene Dateien werden gelesen und einer Liegenschaft, Einheit und Kategorie zugeordnet — inklusive passender Zusatzfelder.
Termine aus Dokumenten
Wartungsintervall, Kündigungsfrist, Ablesetermin: Was im Dokument steht, wird als Terminvorschlag angeboten. Bereits vorhandene Termine werden erkannt und nicht doppelt vorgeschlagen.
Post als Vorgang erkennen
Eingescannte PDFs werden wie eine E-Mail geprüft: neuer Vorgang, bestehender Vorgang oder nicht relevant — inklusive Absender aus Briefkopf und Unterschrift. Zugeordnet wird nur auf Ihren Klick.
Beschlussvorschläge
Aus Beschlussgegenstand und Erläuterung entsteht ein bestimmt formulierter Beschlussvorschlag — die Grundlage, die im Streitfall zählt.
Prüfkarte für Tagesordnungspunkte
Ein Blick auf den ganzen TOP: Ist er vollständig? Verständlich? Deckt der Beschlussvorschlag den Beschlussgegenstand ab? Sie bekommen konkrete Hinweise, keine Note.
Vorgangs-Assistent
Der Chat, der Ihre Daten lesen darf — und sonst nichts. Details im nächsten Abschnitt.
Vorgangs-Assistent
Fragen Sie Ihre Verwaltung, statt zu klicken
Ein Chatfenster, das Sie an die Seite andocken oder frei schweben lassen. Es liest Vorgänge, Objekte, Einheiten, Kontakte und Fristen — und zeigt bei jeder Antwort, welche Daten es dafür angesehen hat.
- „Welche Vorgänge in meinem Team sind überfällig?“
- „Wer ist Dienstleister für die Heizung in der Ringstraße?“
- „Fasse mir Vorgang 10824 zusammen und entwirf eine Antwort.“
- Entwürfe landen im Antwortfeld — abgeschickt wird nie automatisch
- Nur lesende Zugriffe: der Assistent kann nichts ändern und nichts senden
Vorgangs-Assistent
Was liegt bei Hauptstraße 42 gerade an?
08:41
Drei offene Vorgänge, einer davon überfällig: #10824 „Feuchtigkeit Kellerabteil“ wartet seit dem 5. Juni auf die Rückmeldung der Versicherung. Soll ich eine Erinnerung entwerfen?
08:41
Verwendete Daten
- Vorgänge der Liegenschaft (3 Treffer)
- Wiedervorlagen mit Fälligkeit ≤ heute
Frage stellen …
Kontrolle & Kosten
Sie behalten Schalter und Budget in der Hand
Modell frei wählbar
Alle KI-Funktionen sind enthalten. Welches Sprachmodell dahinter arbeitet, stellen Sie jederzeit selbst ein — und bestimmen damit Anbieter, Region und laufende Kosten.
Verbrauch sichtbar
In den Einstellungen sehen Administratoren den Verbrauch je Funktion — als Gesamtsumme und für den laufenden Monat.
Optionales Limit
Setzen Sie eine Obergrenze. Ist sie erreicht, hört die KI auf zu arbeiten — die Software läuft ohne sie normal weiter.
Sicherheit & Datenschutz
Was die KI darf — und was ausdrücklich nicht
Verwaltungsdaten sind personenbezogen. Deshalb ist der Rahmen technisch gezogen, nicht nur vertraglich versprochen.
Die KI kann nur Text erzeugen
Sie hat keine Werkzeuge, um Daten zu ändern, Nachrichten zu verschicken oder Freigaben zu erteilen. Selbst im ungünstigsten Fall — etwa wenn jemand versucht, über den Text einer E-Mail Anweisungen einzuschmuggeln — kann dabei höchstens eine falsche Zusammenfassung herauskommen, nie eine Aktion.
Nur ausgewählte Felder verlassen das Haus
Für jede Funktion ist genau festgelegt, welche Felder übergeben werden. Alles andere bleibt in Ihrer Datenbank. Kommentare von Mitarbeitenden erscheinen dabei generisch als „Mitarbeitende“.
EU-Verarbeitung, kein Training
Verarbeitet wird über ein in der EU betriebenes, vertraglich abgesichertes Modell-Angebot. Ihre Inhalte werden nicht zum Training verwendet.
Erkennbar und prüfbar
KI-Ergebnisse sind gekennzeichnet und tragen einen Hinweis. Jeder Lauf wird protokolliert — mit Zeitpunkt, Funktion und Verbrauch, für Administratoren einsehbar.
Ehrlich gesagt: Kein Anbieter kann garantieren, dass ein Sprachmodell nie danebenliegt. Was wir garantieren können, ist der Rahmen — keine Aktionen, kein Datenzugriff über die festgelegten Felder hinaus, keine automatische Zustellung an Ihre Kunden. Und ein Mensch, der vor dem Absenden liest.
Sehen Sie, was die KI in Ihrem Alltag wirklich bringt
Wir zeigen die Funktionen an echten Beispielen — und sagen ehrlich, wo sie nichts hilft.